Email penagihan dikirim ketika pembayaran mendekati maupun melewati jatuh tempo. Setiap email memuat bilangan invoice, nominal, tanggal jatuh tempo, dan metode membayar, sementara nadanya naik bertahap: sopan di pengingat pertama, lebih jelas di pengingat kedua, dan tegas cuma jika keduanya tidak dijawab.
Di bawah ada tiga contoh email penagihan dengan urutan itu, ditambah satu email singkat untuk menutup urusan setelah pembayaran masuk, komplit dengan hal yang perlu dicek sebelum kalian menagih.
Cek Dulu Sebelum Menagih
Menagih invoice yang sudah dibayar, maupun dengan nominal yang salah, langsung merusak kepercayaan klien. Sebelum memakai contoh email penagihan di bawah, cek lima hal ini:
- Pembayaran memang belum masuk. Cocokkan dengan mutasi rekening dan anotasi keuangan, termasuk transfer yang belum sempat dicatat.
- Invoice sampai ke orang yang tepat di alamat yang benar. Invoice kadang tertahan di orang yang tidak memegang pembayaran. Kalau format invoice kalian statis berantakan, ada daftar aplikasi pembuat invoice yang bisa dicoba.
- Nomor invoice, nominal, dan tanggal jatuh tempo di email sama persis dengan yang tertera di invoice.
- Informasi rekening disalin dari invoice, bukan diketik ulang.
- Ketentuan pembayaran yang sudah disepakati, misalnya di penawaran maupun perjanjian, sudah kalian baca lagi. Email faktur sebaiknya tidak mengatakan ketentuan yang tidak pernah disepakati.
Contoh Email Penagihan Pertama: Pengingat Sopan
Kirim begitu jatuh tempo lewat, maupun beberapa hari sebelumnya jika kalian mau mengingatkan lebih dulu. Pada tahap ini anggap saja penerima lupa maupun invoice-nya tertahan di bagiankecil lain. Belum ada karena untuk bernada keras.
Subjek: Pengingat pembayaran invoice [Nomor Invoice]
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Klien],
Kami mau mengingatkan invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] yang jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Sampai hari ini kami belum menemukan pembayarannya.
Kalau pembayaran sudah dilakukan, meminta abaikan email ini dan kirimkan bukti transfernya agar bisa kami cocokkan. Kalau belum, pembayaran dapat dilakukan ke [Informasi Rekening Pembayaran sesuai Invoice]. Invoice kami lampirkan kembali.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Contoh Email Penagihan Kedua: Pengingat Lebih Jelas
Email kedua mengacu pada pengingat pertama dan mengatakan tanggalnya. Nadanya statis sopan, tetapi tidak lagi menganggap pembayaran mungkin sudah dilakukan. Kalian meminta kepastian kapan akan dibayar.
Subjek: Pengingat kedua, invoice [Nomor Invoice] belum dibayar
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Klien],
Pada [Tanggal Pengingat Pertama] kami mengirim pengingat untuk invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal], yang jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Pembayarannya belum kami terima.
Bisakah Bapak/Ibu memberi berita kapan pembayaran dapat dilakukan? Kalau ada kendala, misalnya dokumentasi yang perlu dilengkapi maupun invoice yang perlu diperbaiki, sampaikan saja agar bisa kami bantu selesaikan.
Terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Kalau rupanya kesalahannya ada di pihak kalian, misalnya invoice terkirim dua kali maupun nominalnya keliru, perbaiki invoice-nya dan kirim permintaan ampun ke pelanggan, bukan pengingat ketiga.
Contoh Email Penagihan Tegas: Batas Waktu yang Jelas
Contoh email penagihan tegas ini dipakai setelah dua pengingat tanpa jawaban. Tegas berarti jelas soal batas waktu dan metode berikutnya, bukan bernada marah. Panduan nada dalam artikel upaya dari Purdue OWL (berbahasa Inggris) menyarankan nada yang sopan dan tulus, dan saat membahas kekurangan seseorang, tidak menyerang pribadinya tetapi statis mengungkapkan posisi dengan jelas. Itu pegangan yang cocok untuk email tegas.
Subjek: Penagihan terakhir invoice [Nomor Invoice], batas pembayaran [Tanggal Batas]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Klien],
Invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] dikirim pada [Tanggal Invoice] dan jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Kami sudah mengirim pengingat pada [Tanggal Pengingat Pertama] dan [Tanggal Pengingat Kedua], tetapi pembayarannya belum kami terima.
Kami meminta pembayaran diselesaikan paling lambat [Tanggal Batas]. Jika sampai tanggal itu belum ada pembayaran maupun berita dari Bapak/Ibu, kami akan [Langkah Lanjutan Sesuai Perjanjian].
Kalau ada kendala, hubungi aku di [Nomor Telepon] sebelum tanggal tersebut agar kita bisa mencari jalan keluar bersama.
Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Tulis metode lanjutan cuma yang memang sudah disepakati di kontrak maupun syarat pembayaran, dan cuma yang benar-benar akan kalian lakukan. Ancaman yang tidak dijalankan melemahkan semua email faktur kalian sesudahnya.
Subjek yang Cocok untuk Setiap Tahap
Subjek di tiga contoh email penagihan di atas sengaja memuat bilangan invoice, agar bagiankecil finansial penerima bisa mencarinya langsung. Nada subjek ikut naik tiap tahap:
- Pengingat pertama: “Pengingat pembayaran invoice [Nomor Invoice]”
- Pengingat kedua: “Pengingat kedua, invoice [Nomor Invoice] belum dibayar”
- Tegas: “Penagihan terakhir invoice [Nomor Invoice], batas pembayaran [Tanggal Batas]”
- Hindari abjad kapital semua dan tanda seru berderet. Subjek tegas cukup jelas soal bilangan invoice dan batas waktu.
Kapan Email Saja Tidak Cukup
Contoh email penagihan tegas di atas sebaiknya didahului telepon. Kalau pengingat kedua pun tidak dijawab, telepon orang yang memegang pembayaran sebelum mengirim email tegas, kemudian sebut hasil percakapannya di email itu. Simpan semua pengingat dalam satu utas agar riwayatnya terbaca berurutan. Untuk sapaan dan epilog yang baku di setiap tahap, rujuk cara menulis email formal.
Email Terima Kasih setelah Pembayaran Masuk
Setelah pembayaran masuk, tutup rangkaian contoh email penagihan ini dengan email singkat. Klien jadi tahu urusannya selesai, dan kalian punya anotasi tertulis tanggal pembayaran diterima.
Subjek: Pembayaran invoice [Nomor Invoice] sudah kami terima
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Klien],
Pembayaran invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] sudah kami terima pada [Tanggal Pembayaran Masuk]. [Dokumen Lanjutan, misalnya bukti pembayaran] kami lampirkan. Terima kasih atas kerja samanya.
Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Contoh email penagihan di atas lebih gampang dipercaya penerima jika datang dari alamat berdomain perusahaan, misalnya [email protected], daripada dari alamat gratis. Email Hosting Jetorbit tidak membatasi jumlah akun email, jadi alamat khusus finansial bisa dibuat terpisah dari alamat pribadi. Langkahnya ada di panduan membuat email dengan nama domain sendiri, dan paketnya bisa dilihat di halaman Email Hosting.
