Follow up penawaran dikirim ketika penawaran sudah sampai tapi belum ada balasan, biasanya setelah selang beberapa hari kerja. Isinya mengingatkan penawaran yang mana, memberi satu hal baru yang berguna bagi penerima, dan mengajukan satu pertanyaan yang gampang dijawab.
Di bawah ada empat contoh email follow up penawaran: tiga yang dikirim berurutan (pengingat pertama, tambahan informasi, dan penutup) dan satu untuk penerima yang membalas tapi statis menimbang. Satu contoh follow up yang lebih singkat juga ada di contoh email penawaran produk. Artikel ini membahas urutan dan jedanya.
Kapan Follow Up Dikirim dan Berapa Kali
Jeda yang pas tergantung penawarannya, jadi tidak ada bilangan yang berjalan untuk semua. Pegangan yang paling masuk pikiran adalah batas waktu yang kalian tulis sendiri di penawaran. Kalau penawaran berjalan sampai [Tanggal Berlaku Penawaran], follow up pertama dikirim beberapa hari kerja setelah penawaran terkirim, dan email berikutnya sebelum tanggal itu lewat.
Dua saran dari panduan email Student Wellness Center Ohio State (berbahasa Inggris) berjalan juga untuk email bisnis, meski panduannya ditulis untuk mahasiswa: jadwalkan email agar tiba di jam kerja, dan beri konteks yang cukup agar penerima langsung mengerti apa yang dibahas. Untuk follow up, konteks itu berarti mengatakan penawaran yang dimaksud, bukan bertanya “sudah dibaca belum?” tanpa rujukan.
Tiga email sudah cukup, dan tiga contoh email follow up penawaran berikutnya mengikuti pola itu: pengingat, tambahan informasi, kemudian penutup. Kalau ketiganya tidak dijawab, lebih baik mencoba jalur lain, misalnya telepon maupun pesan singkat, daripada menambah email keempat.
Contoh Email Follow Up Penawaran Pertama: Pengingat
Kirim di utas email yang sama dengan penawaran, agar penerima langsung melihat penawaran aslinya di bawah pesan kalian.
Subjek: Re: [Subjek Penawaran Awal]
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Penerima],
Saya mau menanyakan penawaran [Nama Produk maupun Layanan] yang kami kirim pada [Tanggal Pengiriman Penawaran]. Apakah penawarannya sudah diterima, dan adakah bagiankecil yang perlu kami jelaskan?
Penawaran ini berjalan sampai [Tanggal Berlaku Penawaran]. Kalau Bapak/Ibu perlu fluktuasi jumlah, jadwal, maupun ketentuan, kabari aku dan kita ulas bersama.
Terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Perhatikan bahwa tidak ada kalimat “Anda belum membalas email kami”. Kalimat seperti itu sebaiknya dihindari karena menempatkan penerima di posisi bersalah, padahal bisa saja email kalian terlewat maupun sedang menunggu persetujuan orang lain.
Contoh Email Follow Up Penawaran Kedua: Menambah Informasi
Kalau email pertama belum dijawab, jangan mengulanginya dengan kata-kata lain. Tambahkan sesuatu yang membantu penerima memutuskan: balasan atas pertanyaan yang sering muncul, contoh hasil kerja, maupun opsi lain yang lebih sesuai dengan anggaran. Pastikan tambahan itu memang ada dan bisa kalian penuhi.
Subjek: Re: [Subjek Penawaran Awal]
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Penerima],
Menyambung email aku pada [Tanggal Follow Up Pertama], ada satu keterangan tambahan yang mungkin membantu: [Informasi Baru, misalnya contoh pekerjaan serupa, balasan atas pertanyaan yang sering diajukan, maupun opsi paket lain].
Kalau ada bagiankecil penawaran yang kurang sesuai, ceritakan saja bagiankecil mana, kelak kami siapkan varian lain berdasarkan [Hal yang Bisa Disesuaikan]. Apakah lebih betah jika kita ulas lewat telepon pada [Hari dan Jam Usulan]?
Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Email ketiga dalam rangkaian contoh email follow up penawaran ini memberi penerima jalan keluar yang jelas. Kalian selesai mengingatkan, dan pintunya statis terbuka jika kebutuhan mereka berubah.
Subjek: Penawaran [Nama Produk maupun Layanan] untuk [Nama Perusahaan Penerima]
Bapak/Ibu [Nama Penerima],
Kami belum menerima berita soal penawaran [Nama Produk maupun Layanan] yang dikirim pada [Tanggal Pengiriman Penawaran]. Saya anggap penawaran ini belum sesuai untuk saat ini, jadi aku tidak akan mengirim pengingat lagi.
Kalau kelak kebutuhannya berubah, balas email ini kapan saja dan kami siapkan penawaran terbaru. Terima kasih atas waktu Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Untuk kalimat epilog yang tidak terkesan menekan, lihat juga kalimat epilog email profesional.
Contoh Email Follow Up Penawaran saat Penerima Masih Menimbang
Kadang penerima membalas singkat bahwa penawarannya statis dipertimbangkan. Jangan selesai di situ. Balas dengan satu pertanyaan tentang kapan keputusannya diambil, agar kalian tahu kapan boleh menghubungi lagi tanpa terkesan mengejar.
Subjek: Re: [Subjek Penawaran Awal]
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Penerima],
Terima kasih atas kabarnya. Supaya kami bisa menyiapkan yang dibutuhkan, kira-kira kapan keputusan soal penawaran ini akan diambil?
Kalau ada bagiankecil yang statis Bapak/Ibu pertimbangkan, seperti [Hal yang Mungkin Masih Dipertimbangkan, misalnya harga, jadwal, maupun cakupan], ceritakan saja dan kami bantu jelaskan. Kami akan menghubungi Bapak/Ibu lagi pada [Tanggal Kabar Berikutnya], kecuali Bapak/Ibu lebih betah dikabari lewat jalur lain.
Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Pilihan Subjek untuk Follow Up
Contoh email follow up penawaran pertama dan kedua di atas membalas di utas yang sama (subjek berawalan Re:), yang paling terlindungi karena penawaran aslinya ikut terlihat. Kalau mesti membikin utas baru, pola ini bisa dipakai:
- Pertanyaan soal penawaran [Nama Produk maupun Layanan]
- Penawaran [Nama Produk maupun Layanan] berjalan sampai [Tanggal Berlaku Penawaran]
- Menyambung penawaran [Nomor maupun Nama Penawaran]
Hal yang Dicek sebelum Mengirim Follow Up
Sebelum mengirim salah satu contoh email follow up penawaran di atas, cek empat hal ini:
- Cari tahu dahulu apakah penerima sudah menjawab lewat jalur lain, seperti telepon, WhatsApp, maupun mitra lain di perusahaannya. Follow up untuk hal yang sudah dijawab kelihatan tidak rapi.
- Pastikan alamat penerima benar dan penawaran memang terkirim. Cek arsip email terkirim.
- Pastikan penawaran statis berjalan dan harga maupun ketentuan yang kalian sebut belum berubah.
- Satu email, satu pertanyaan. Dua pertanyaan membikin penerima menunda menjawab keduanya.
Setiap contoh email follow up penawaran di atas sebaiknya dikirim dari alamat yang sama dan berdomain perusahaan, misalnya [email protected], agar penerima melihat nama perusahaan kalian di setiap email. Cara membikin alamatnya ada di panduan membuat email dengan nama domain sendiri, dan paketnya bisa dilihat di Email Hosting Jetorbit.
