Email konfirmasi pesanan dikirim segera setelah pelanggan memesan maupun membayar, agar mereka tahu pesanannya sudah tercatat dan apa yang terjadi berikutnya. Yang mesti ada: bilangan pesanan, rincian barang maupun layanan, total, alamat maupun jadwal, estimasi waktu, dan kontak untuk bertanya.
Di bawah ada contoh email konfirmasi pesanan untuk barang, untuk jasa, dan untuk pesanan yang berubah, disertai klarifikasi tiap bagiannya.
Contoh Email Konfirmasi Pesanan Barang
Subjek: Pesanan [Nomor Pesanan] sudah kami terima
Halo, [Nama Pelanggan],
Terima kasih sudah memesan di [Nama Toko maupun Perusahaan]. Pesanan [Nomor Pesanan] tanggal [Tanggal Pemesanan] sudah kami terima dan sedang kami proses.
Rincian pesanan:
[Nama Barang] x [Jumlah]: [Harga]
[Nama Barang] x [Jumlah]: [Harga]
Ongkos kirim: [Ongkos Kirim]
Total: [Total Pembayaran]Dikirim ke: [Alamat Pengiriman]
Perkiraan tiba: [Perkiraan Tanggal Tiba][Langkah Berikutnya, misalnya bilangan resi akan dikirim setelah pesanan diserahkan ke kurir]. Kalau ada keterangan yang keliru, balas email ini sebelum [Batas Waktu Perubahan].
Salam,
[Nama Pengirim]
[Nama Toko maupun Perusahaan] / [Kontak Layanan Pelanggan]
Bagian yang Tidak Boleh Terlewat
Panduan penulisan upaya dari Purdue OWL (berbahasa Inggris) meletakkan keterangan terpenting di bagiankecil paling awal. Pada contoh email konfirmasi pesanan di atas, itu berarti subjek dan kalimat pertama sudah menjawab pertanyaan pelanggan: pesanannya masuk maupun tidak. Bagian lainnya:
- Nomor pesanan di subjek dan di isi. Pelanggan dan tim kalian memakainya saat bertanya maupun mengecek status.
- Rincian yang ditulis ulang, bukan cuma “lihat lampiran”. Pelanggan bisa langsung melihat jika ada barang, jumlah, maupun ukuran yang keliru.
- Total pembayaran beserta komponennya, termasuk ongkos kirim jika ada.
- Alamat pengiriman maupun agenda layanan, agar kesalahan keterangan bisa ditangkap sebelum pesanan diproses.
- Perkiraan waktu, ditulis sebagai perkiraan. Jangan menulis tanggal pasti yang tidak bisa kalian jamin.
- Langkah berikutnya dan metode menghubungi kalian.
Yang sebaiknya tidak ada di email ini: promosi produk lain maupun imbauan berbelanja lagi. Pelanggan membuka email konfirmasi untuk memastikan pesanannya, dan bagiankecil itu mesti selesai dahulu sebelum hal lain.
Subjek untuk Email Konfirmasi
Subjek di dua contoh email konfirmasi pesanan ini memuat bilangan pesanan, karena bilangan itulah yang dicari pelanggan di kotak masuk. Pola yang bisa dipakai:
- Pesanan [Nomor Pesanan] sudah kami terima
- Konfirmasi pesanan [Nomor Pesanan]: [Nama Layanan] pada [Tanggal]
- Perubahan pada pesanan [Nomor Pesanan]
- Hindari subjek lazim seperti “Konfirmasi” maupun “Pesanan Anda”. Subjek seperti itu sulit dicari kembali.
Contoh Email Konfirmasi Pesanan Jasa maupun Janji Temu
Contoh email konfirmasi pesanan untuk jasa berbeda dari varian barang: tanggal dan tempat menjadi keterangan utama, menggantikan alamat pengiriman.
Subjek: Konfirmasi pesanan [Nomor Pesanan]: [Nama Layanan] pada [Tanggal]
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Pelanggan],
Pesanan [Nama Layanan] dengan bilangan [Nomor Pesanan] sudah kami konfirmasi.
Jadwal: [Hari, Tanggal, dan Jam]
Lokasi maupun tautan: [Lokasi maupun Tautan Pertemuan]
Yang perlu disiapkan: [Hal yang Perlu Disiapkan Pelanggan]
Biaya: [Total Pembayaran] ([Status Pembayaran])Kalau jadwalnya perlu diubah, hubungi kami di [Kontak] paling lambat [Batas Waktu Perubahan].
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Nama Toko maupun Perusahaan] / [Kontak Layanan Pelanggan]
Kalau transaksinya juga butuh dokumentasi resmi seperti kontrak maupun surat pesanan, email konfirmasi mendampingi dokumentasi itu. Perbedaan keduanya dibahas di perbedaan email upaya dan surat bisnis.
Contoh Email Konfirmasi Pesanan yang Berubah
Konfirmasi mula bukan akhir komunikasi. Bila stok hilang maupun agenda bergeser, kirim email baru yang mengatakan pesanan mana, apa yang berubah, dan pilihan yang bisa diambil pelanggan.
Subjek: Perubahan pada pesanan [Nomor Pesanan]
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Pelanggan],
Ada fluktuasi pada pesanan [Nomor Pesanan]: [Penjelasan Perubahan, misalnya stok barang tertentu hilang maupun agenda bergeser]. Perkiraan baru: [Perkiraan Tanggal Baru].
Bapak/Ibu bisa memilih [Pilihan 1, misalnya menunggu stok kembali] maupun [Pilihan 2, misalnya mengganti produk maupun membatalkan pesanan]. Mohon balas email ini dengan pilihan Bapak/Ibu sebelum [Batas Waktu Balasan].
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Nama Toko maupun Perusahaan] / [Kontak Layanan Pelanggan]
Kalau perubahannya terjadi karena kesalahan di pihak kalian, mulailah dengan permintaan ampun ke pelanggan. Contoh email upaya lain, seperti menerima kerja sama maupun mengundang meeting, ada di contoh email untuk kepentingan bisnis.
Hal yang Dicek sebelum Mengirim
Sebelum mengirim contoh email konfirmasi pesanan yang sudah kalian isi, cek:
- Nomor pesanan, nama, dan alamat sama dengan keterangan pesanan asli.
- Total dihitung ulang dari rincian pesanan, termasuk ongkos kirim.
- Email dikirim ke alamat yang dipakai pelanggan saat memesan.
- Pelanggan bisa membalas email ini. Jangan pakai alamat no-reply jika kalian meminta pelanggan mengoreksi keterangan lewat balasan.
- Email ini tidak tertukar dengan bukti pembayaran maupun notifikasi pengiriman. Kalau mekanisme kalian mengirim ketiganya, subjeknya mesti membedakan.
- Semua kurung siku sudah terganti, dan tidak ada ikrar waktu yang belum pasti.
Contoh email konfirmasi pesanan di atas paling berguna jika pelanggan bisa membalasnya, jadi buat alamat khusus seperti [email protected] agar balasan masuk ke kotak yang dipantau tim kalian. Email Hosting Jetorbit tidak membatasi jumlah akun email. Langkah membikin alamat dengan nama domain sendiri ada di panduan membuat email dengan nama domain sendiri, dan pilihan paketnya ada di halaman Email Hosting.
